Information zum Datenschutz

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1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, Notar Dr. Matthias Meyer und Notar Dr. Peter Wolf mit dem Amtssitz in Ludwigshafen am Rhein. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

2. Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z. B.

• Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;

• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;

• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;

• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;

in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

4. An wen gebe ich Daten weiter?

Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten.

Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser externer IT-Systembetreuer, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster und die NotarNet GmbH.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungs-pflichten.

Nach § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragsammlung und Sondersammlung: 100 Jahre,

• Papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre,
• Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (Art. 15 DS-GVO).

• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen (Art. 16 DS-GVO).

• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.

• von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DS-GVO).

• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.  

• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist: 
  

      Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.
     

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

Information on Data Protection

1.     Who is responsible, who can you get in touch with?

We, the Notary public Dr. Matthias Meyer and the Notary public Dr. Peter Wolf with the official residence in Ludwigshafen am Rhein are the persons responsible for processing your personal data. Each of the above mentioned notaries is the sole responsible for the respective area he has to answer for in terms of data protection regulations. For all data protection enquiries you may contact the corresponding responsible notary or our Data Security Engineer as follows:

2.     Which data do I process and where does the data come from?

I process personal data I receive from you directly or from third parties commissioned by you (for example, by lawyers, tax advisers, brokers, credit institutions), such as:

• Personal data, for example, first name and surname, date and place of birth, nationality, marital status; in individual cases your birth register number;
• Data for establishing contact, such as mailing address, phone and fax numbers, E-mail address;
• Your tax identification number in case of real estate contracts;
• in certain cases, for example in marriage contracts, last wills, inheritance contracts or adoptions, I also process data regarding your family situation and your financial assets, and if applicable, data regarding your health or other sensitive data, for example, because this data serves for recording your legal capacity;

In certain cases also data regarding your legal relationships with third parties are processed, such as file references or loan or account numbers at credit institutions.

Furthermore I process data from public registers, such as the land register, trade register or registers of associations.

3.     For which purposes and on which legal basis is this data processed?

As a notary I am a holder of a public office. My official duty consists in performing a task in the interest of the community, i. e. proper preventative administration of justice and thus, is of public interest and in exercising public authority (Article 6 section 1, page 1, letter “e” of the basic regulation of data protection (DS-GVO)).

Your data will exclusively be processed in order to [enable me] to carry out notarial functions sought-for by you and possibly by other persons taking part in a transaction corresponding to my official duties; that is for drawing up drafts of documents, for notarization and the execution of documentation procedures or for offering consulting services. Therefore, processing of personal data is always made only based on professional and procedural provisions applying to me, which substantially result from the Federal Notarial Code (Bundesnotarordnung) and the German Notarization  Act. From these provisions, the legal obligation for processing the necessary data (Article 6, section 1, page 1, letter “c” DS-GVO) results for me at the same time. A non-submittal of data I requested from you would therefore lead to the situation that I would have to refuse to carry out (further) official functions.

4.     To whom do I transmit data?

In my function as a notary I am subject to a statutory duty of secrecy. This duty of secrecy also applies to my collaborators and other persons commissioned by me.

I only may pass on your data if and as far as I am obliged to do so in individual cases, for example, due to obligations to report to the revenue administration or to public registers such as the land register, trade or association registers, the central register of wills, register of provisions for old age; courts like the probate court, guardianship court, family court or authorities. Within the scope of professional and administrative supervision I might also be obliged to give information to the Chamber of Notaries or to my professional supervision authority, which in turn are also subject to a statutory duty of secrecy. Possible data recipients as processors are our external IT system administrator, notary software provider, web host and NotarNet GmbH.

Apart from that your data will only be passed on if I am obliged to do so due to a declaration made by you or if you have applied for their transmission.

5.     Is data transmitted to third countries?

Transfer of your personal data to third countries is only made upon your special request or if and as far as one of the parties involved in a document is a resident of a third country.

6.     How long will your data be stored?

I process and store your personal data within the scope of my statutory storage obligation.

Pursuant to paragraph 50, section 1 of the Ordinance on the Keeping of Notarial Files and Directories (NotAktVV), the following storing periods are valid for storing notarial documents:

• Directoires of documents, electronic document collections: 100 years.
• Paperbound document collections, safe custody directory and general files: 30 years.
  
• Collection file for bill of exchange and check protests and auxiliary files: 7 years; the Notary can determine a longer safekeeping period, not later than at the last content-related treatment of matters the supporting act in writing, for example for testamentary dispositions or in case of risk of recourse; the provision can also generally be made for individual types of legal transactions, for example, for testamentary dispositions.

After the expiry of retention periods, your data will be deleted, or rather, paper documents will be destroyed if I am not obliged to keep them for longer storage pursuant article 6 section 1, page 1, letter “c” DS-GVO in accordance with fiscal and commercial storage law and duties of documentation (resulting from the Code of Commercial Law, Penal Code, Money Laundering Act or Fiscal Code) as well as with professional legal regulations for the purpose of collision checks.

7.     Which rights do you have?

You have got the right to

• ask for information if I am processing your personal data; and if so, for which purposes I process the data and which categories of personal data I process; if applicable, to whom data has been sent; how long data will possibly be stored and which rights correspond to you (article 15 DS-GVO).
• let correct inaccurate personal data concerning you which is stored in my record office. You also have the right to make me complete an incomplete set of data stored in my record office (article 16 DS-GVO).
• request deletion of personal data concerning you if a reason provided by law is given for deletion (compare article 17 DS-GVO) and if processing of your data is not demanded for accomplishing a legal obligation or for other overriding reasons according to DS-GVO.
• require from me that I process your data only in a limited way, for example, for assertion of legal claims or due to an important public interest, while, for  example, I am checking your demand for correction or objection or possibly, if I reject your claim for cancellation (compare article 18 DS-GVO),
• contradict the processing if it is necessary so that I can attend to tasks of public interests or exercise my public function if there were reasons for objection resulting from your special situation.
• apply to the supervisory authority bringing in a complaint regarding data protection law. The supervisory authority competent for me is:
  the State Commissioner for data protection and freedom of information of Rhineland-Palatinate.

The complaint may be lodged at any supervisory authority, independently from competence.